Сформулируйте конкретную просьбу
Из текста должно быть понятно, какое действие или решение вы просите принять и на каких обстоятельствах основано обращение. Если вопросов несколько, разделите их на пункты. Не переносите в рапорт ссылки на нормы из случайного шаблона без проверки их применимости.
Проверьте адресата и приложения
Компетенция адресата зависит от содержания обращения. Перечислите приложения с названиями и количеством листов, а перед подачей сохраните копию полного комплекта. Способ подачи следует выбирать с учётом действующего порядка в вашей ситуации.
Сохраните доступное подтверждение
В зависимости от допустимого канала это может быть отметка на копии, регистрационный номер, уведомление или иной документ о приёме. Не считайте неформальную пересылку файла подтверждением официальной регистрации без дополнительной проверки.
Отдельно фиксируйте ответы
Сохраните полный текст ответа и дату его получения. Если обращение пересылают другому адресату, храните сообщение о пересылке. Это позволит восстановить маршрут обращения и оценить, какой вопрос фактически рассмотрен.
Не подменяйте решением сам факт подачи
Поданный рапорт не означает, что просьба удовлетворена. Дальнейшие действия определяются применимыми правилами и принятым решением. Если ответа нет или получен отказ, стоит обсудить порядок защиты, а не делать выводы только из факта отправки документа.